Промяната е неизбежна в една организация; особено в епохата на цифрова трансформация и нововъзникващи технологии, предприятията и служителите трябва да се адаптират. Управлението на промените (CM) е методология, която гарантира, че както лидерите, така и служителите са оборудвани и подкрепени, когато прилагат промени в организацията.
Целта на плана за управление на промяната, или по-точно плана за организационна промяна, е да вгради процеси, които имат участие на заинтересованите страни и подкрепят успеха както на бизнеса, така и на хората, които участват. На практика най-важният аспект на организационната промяна е съгласуването на заинтересованите страни. Този блог очертава пет стъпки за подпомагане на безпроблемната интеграция на управлението на организационните промени.
Стъпки за подпомагане на управлението на организационните промени
1. Определете вашата аудитория
Кой е засегнат от предложената промяна? От решаващо значение е да определите аудиторията за вашия процес на управление на промените.
Започнете с идентифициране на ключови лидери и определете тяхното влияние и участие в историята на организационните промени. Вашите ключови лидери могат да осигурят полезен контекст и да повлияят на участието на служителите. Искате да интервюирате лидери, за да разберете по-добре „защо“ промяната се прилага на първо място. Задавайте въпроси като:
- Какви са ползите от тази промяна?
- Какви са причините за тази промяна?
- Как изглежда историята на промените в организацията?
След това идентифицирайте другите групи, засегнати от промяната, известни още като персони. Персоните са двигателите на успешното прилагане на стратегия за управление на промяната. Важно е да разберете как изглежда текущият ден за ден за личността и след това как ще изглежда утрешният ден, след като промяната бъде приложена.
Добър пример за промяна, която една организация може да приложи, е нова технология, като генеративен AI (Gen AI) . Бизнесът внедрява тази технология, за да увеличи работата си и да направи процесите си по-ефективни. В този блог използваме този пример, за да обясним по-добре всяка стъпка от внедряването на управление на промените.
Кой е засегнат от внедряването на Gen AI? Ключовите лидери може да са вицепрезидентът на отдела, който добавя технологията, заедно с главен технически директор и мениджъри на екипи. Персоните са тези, чиято работа се увеличава от технологията.
2. Подравнете ключовите заинтересовани страни
Kлючовите заинтересовани страни
Какви са посланията, които ще предадем на персоните? Когато ключови лидери се съберат, за да определят шампионските роли и поведение за въвеждане на промяна, важно е да запомните, че всеки ще има различна гледна точка.
Страни заинтересовани
За да изравните най-добре лидерството, вземете итеративен подход. Чрез сесия за привеждане в съответствие на заинтересованите страни, екипите могат да създават съвместно с ключови лидери, специалисти по управление на промените и личности, за да определят най-добре стратегия за управление на промените, която ще подпомогне бизнеса и служителите.
Върнете се към примера с поколението AI като промяна, въведена в организацията. Правилното привеждане в съответствие на заинтересованите страни би обединило ръководителите, които решават да внедрят технологията, техническите експерти по gen AI, мениджърите на екипи, внедряващи gen AI в своите работни потоци, и дори доверени лица – лицата може да са претърпели минали промени в организацията.
3. Дефиниране на инициативите и обхвата
Защо прилагате промяната? Кои са основните двигатели на промяната? Колко голяма е промяната в текущата структура на организацията? Без ясна визия за инициативи за промяна ще има още по-голямо объркване от страна на заинтересованите страни. Обхватът на промяната трябва да бъде лесно съобщаван; трябва да има смисъл за вашите персони, за да спечелите бай-ина си.
Generative AI подобрява работните процеси, правейки бизнеса по-ефективен. Едно от препятствията на тази технология обаче е психологическият аспект, че тя отнема властта от лицата, които изпълняват административните задачи. Ясното дефиниране на ползите от поколението AI и целите на внедряването на технологията може да помогне на служителите да разберат по-добре нуждата.
Наред с ясните инициативи и комуникация, включително план за обучаване на служителите да разбират и използват технологията като част от техния обхват, също помага за насърчаване на участието. Подчертайте, че членовете на екипа за промяна, чрез заинтересованите страни, стават евангелисти, пионери на нов начин на работа. Покажете на вашите личности как да подсказват инструмента, да прилагат технологията и други случаи на употреба, за да увеличат вълнението и подкрепата си за промяната.
4. Изпълнете плана за управление на промените
След дълга подготовка за разбиране на личностите, привеждане в съответствие на заинтересованите страни и определяне на обхвата, е време да стартирате. „Оживете“ плана за управление на промените и не забравяйте да бъдете търпеливи със служителите и да имате ясна комуникация. Как се справят служителите с процеса? Има ли нужда от повече ресурси? Това е частта, в която обмисляте високо получената обратна връзка и преценявате дали тя помага за постигането на споделените цели на организацията.
Внедряването на всяка нова технология създава потенциал за грешки, закъснения или грешки при използване. За нашия пример с gen AI, добра практика за внедряване може да бъде пилотирането на технологията с малък екип от експертни потребители, които са преминали обучение за инструмента. След събиране на обратна връзка от датата им на „активиране“, екипът за управление на промените може да продължи да поетапно внедрява технологията в цялата организация. Не забравяйте да имате предвид отзивите на служителите и да поддържате отворена линия за комуникация.
5. Адаптирайте се, за да се подобрите
Адаптирането на процеса е нещо, което може да се направи на всеки етап от внедряването, но отделянето на време за анализ на възвръщаемостта на инвестицията (ROI) трябва да се направи на датата на „активиране“ на промяната. Прегледът може да се извърши чрез подхода „усети и отговори“.
Усетете как личностите реагират на споменатата промяна. Това може да стане чрез анализ на настроенията, анкети и информационни сесии. След това анализирайте данните. И накрая, въз основа на анализа, отговорете по подходящ начин на реакцията на човека.
В зависимост от това как бизнесът и хората реагират на промяната, определете дали очертаната визия и ползите от промяната се постигат. Ако не, идентифицирайте пропуските и отстранете неизправностите как да подобрите поддръжката си там, където може да пропускате целта. Важно е както да общувате със заинтересованите страни, така и да слушате обратната връзка от лицата.
За да завършим нашия пример, gen AI е инструмент, който процъфтява при непрекъсната употреба и практики като фина настройка . Организацията може както да измерва растежа и успеха на внедрената технология, така и ефективността на хората, които са адаптирали инструмента към своите работни процеси. Лидерите могат да споделят проучвания, за да тестват доколко промяната резонира. Всички препятствия, болезнени точки или опасения трябва да бъдат реагирани директно от екипа за управление на промените, за да продължи да се гарантира безпроблемното внедряване на Gen AI.
Как да гарантираме успех при прилагане на организационна промяна
Формулата за успех при внедряването на управление на организационната промяна включва следващото поколение лидерство, ускоряваща култура, която е адаптивна към промяната, и работна сила, която е едновременно вдъхновена и ангажирана.
Разбирането на хората, участващи в процеса, е важно, за да се подготвите за успешен подход към управлението на промяната. Всеки идва на масата със собствено виждане за това как да се осъществи промяната. Важно е да останете наясно защо се случва промяната. Хората са двигателите на промяната. Поддържайте ясна, открита и последователна комуникация с вашите заинтересовани страни и съчувствайте на вашите личности, за да сте сигурни, че промяната ще резонира с техните нужди.
Докато създавате своя план за управление на промените, не забравяйте, че промяната не спира на датата на изпълнение на плана. От решаващо значение е да продължите да усещате и да реагирате .
